POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, dando cumplimiento a las estipulaciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas  Data el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas” y sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como Leyes sobre Protección de Datos Personales, Secretos Empresariales, Reserva, entre otras, como responsable de tratamiento de información y datos sensibles de los titulares, tales como: Usuarios, Clientes, Contratistas, Proveedores, Colaboradores, entre otros; acoge a través del presente su Política de Tratamiento de Información de Datos Personales reglamentando aspectos como la autorización del titular, los derechos que le asisten, el área y persona encargada y el procedimiento necesario para conocer, recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución.

Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, en su condición de establecimiento de comercio que presta servicios, comercializa productos e intercambia bienes así como para fines administrativos, comerciales, de promoción y contacto frente a los titulares de los mismos.

GLOSARIO

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Información de Datos Personales, se entiende por:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea: semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, videos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLÍTICA

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, aplicará de manera sistémica e integral, los siguientes principios:

Independencia: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado por parte del titular.

Autenticidad: la información sujeta a tratamiento debe ser completa, comprobable, exacta, actualizada y clara.

Seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros garantizando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Finalidad: el tratamiento debe someterse a un propósito legítimo de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

LINEAMIENTOS Y FINALIDAD DE LA POLITICA

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, posee la infraestructura y plataforma tecnológica, y física necesarias para garantizar el correcto tratamiento de la información de datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de servicios de Salud y en general en el desarrollo de su objeto social.

Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, ha establecido las siguientes políticas:

1. DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información por parte de terceros no autorizados.

2. La información solicitada por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, a los titulares será la necesaria para garantizar la prestación de los servicios, el suministro, la aplicación y comercialización de materiales, conforme con el nivel de complejidad de la organización y en general para dar cumplimiento a su objeto social, y a las normas que la regulan. 

Los datos Sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley. En todo caso, y para los efectos del proceso de atención, cuando un titular tenga la condición de cliente, deberá suministrar a organización la información necesaria para garantizar un adecuado manejo de sus datos.

3. DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán Autorización previa de sus representantes; en ningún caso DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, desatenderá el interés superior del menor. El tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares por parte de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas consiste en las siguientes operaciones: Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación, Supresión y cualquier otra operación o conjunto de operaciones que sea necesaria dentro del objeto social de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, en su calidad de establecimiento de comercio.

4. DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, cuenta con mecanismo para evitar la fuga de información sensible tales como restricción en el uso de medios extraíbles (CD, DVD), monitoreo de correos con archivos adjuntos, análisis en tiempo real de documentos con código malicioso (malware) a través de anti-malware. Adicionalmente, se tiene una política clara en el manejo de perfiles de clientes.

5. Con el objetivo de entregar los documentos de forma segura, es indispensable, que cuando el titular no pueda presentarse personalmente a obtener sus solicitudes, envíe autorización escrita indicando el nombre de la persona autorizada, acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía, tanto del titular como de la persona autorizada, ahora bien, si el titular autoriza su envío por email o correo certificado, debe firmar el formato donde así lo indica, los anteriores documentos serán debidamente verificados, organizados y posteriormente archivados.

6. A los Contratistas y Proveedores, se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos. Además, cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias.

7. Los colaboradores de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, la información contenida en nuestras bases de datos de ex-empleados, empleados actuales y futuros candidatos a empleo se utilizará para que DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal. Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y también se utilizarán para cumplir las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse, a las leyes laborales y de seguridad social.

Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:

Garantizar la prestación de los servicios; en las fases de promoción, suministro y aplicación y comercialización de materiales conforme a la ciudad en donde se esté prestando el servicio.

El personal accederá a datos de naturaleza sensible porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria, le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón a su ejercicio profesional tendrá conocimiento del cliente. Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos, esta información será utilizada para los fines exclusivos de la prestación del servicio y cualquier otro uso será considerado no sólo erróneo sino ilegal.

Implementar y administrar el manejo de bases de datos personales y datos sensibles con el fin de facilitar, controlar y mejorar la prestación de servicios, la implementación de productos y servicios, estudio y gestión de riesgo, entre otros.

Dar a conocer los diferentes servicios ofrecidos por esta organización, publicidad de los mismos, y en general mantener contacto con los usuarios mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico), con el fin de adelantar cualquier trámite necesario para el desarrollo del objeto social de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas.

Atender adecuada y suficientemente los requerimientos administrativos, judiciales, aduaneros, y de cualquier otra índole que se deriven de su condición de establecimiento de comercio

Los funcionarios de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas y los prestadores externos que hagan parte dentro de la red integrada en la prestación de servicio, están informados acerca de la sensibilidad de los datos del cliente, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Además, conocen sobre la importancia de no dejar expuestos datos que puedan afectar la intimidad de una persona y de no utilizar los datos personales de los usuarios por fuera de la finalidad administrativa establecida. Por lo anterior, la protección de la información no solo será responsabilidad del personal, sino de todas las personas que tengan acceso a ella en la organización con ocasión del ejercicio de sus funciones.

Identificación, validación de derechos y actualización de datos de los titulares.

Agotamiento de las actividades requeridas dentro de sistema de referencia y contra referencia de clientes. Caracterización, seguimiento e identificación de los mismos.

Elaboración de informes y reportes conforme con las metodologías, parámetros, estructuras, periodicidad y finalidades establecidas por los responsables del Tratamiento de la Información para el caso que nuestra organización se comporte como Encargado del Tratamiento de la Información, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la Superintendencia de Industria y Comercio, las Secretarías 

Gobierno y planeación distrital y municipal de las diferentes ciudades en donde tenemos los servicios, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y de las demás entidades de control, tanto del nivel nacional como municipal y distrital.

Evaluación de indicadores de alertas tempranas, oportunidad y calidad de los productos y servicios brindados.

Identificación de Proveedores, así como medición de necesidad, oportunidad y calidad en los productos y servicios prestados por éstos.

Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, atendiendo a su naturaleza de establecimiento de comercio.

Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta Entidad.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales y sensibles tendrá los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, en su calidad de Responsable del tratamiento de esta información:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DECORARK Decoraciones Arquitectónicas Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la ley.

Ser informado por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, DECORARK Decoraciones Arquitectónicas ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, en el Tratamiento de la Información

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:

Al momento de solicitar al Titular la autorización de para el tratamiento de datos personales, DECORARK Decoraciones Arquitectónicas deberá informar de manera expresa y clara: el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuanto estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de los clientes de suministrar al personal los datos que sean requeridos en sus diferentes fases de atención; los derechos que le asisten como titular; y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la DECORARK Decoraciones Arquitectónicas.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
• Garantizar que la información que se suministre a los encargados del Tratamiento sea completa, comprobable, exacta, actualizada y clara.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente les hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a dichos encargados se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar a los encargados del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Exigir a los encargados del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento, en la ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
• Informar a los encargados del tratamiento cuando una determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tratamiento respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de la información, sus representantes o causahabientes, podrán solicitar y consultar sus datos personales y sensibles que DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, posea en sus bases de datos y archivos.

El área de Servicio al Cliente para el usuario como responsable del desarrollo y trámite para el ejercicio de los derechos de los titulares, atenderá y gestionará cualquier petición, consulta y reclamo a través del correo electrónico info@decorark.com por medio de la línea: (+57) 3117821741 

Contenido de las peticiones, consultas y reclamos:

Las peticiones, consultas y reclamos de los titulares sobre datos personales y datos sensibles deberán contener la siguiente información:

• Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación) y los de sus representantes o causahabientes, si es del caso.
• Datos de localización del titular (dirección y teléfono) y los de sus representantes o causahabientes si es del caso.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo y documentos y demás medios probatorios que lo soportan.
• Firma del titular o su representante (Si se actúa por medio de representante, se debe anexar poder o autorización especial, o decisión judicial que permita acreditar la condición en que actúa el representante) y de sus causahabientes.

Procedimiento para peticiones y consultas:

Los Titulares, sus representantes o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, quien suministrará a estos la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. En el caso de información que corresponda al contenido, la información se entregará al titular o sus representantes legales.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante, expresando las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente indicado y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de inconformidad con la respuesta brindada por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, el titular o su representante podrá presentar su petición o consulta nuevamente, señalando los motivos de inconformidad.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante o causahabiente solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante DECORARK Decoraciones Arquitectónicas.

Procedimiento para reclamos:

Los titulares, sus representantes o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, atendiendo los requisitos mínimos señalados en el procedimiento para peticiones y consultas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, no sea competente para resolverlo, dará traslado del reclamo a quien corresponda, siempre que éste sea identificable, en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente establecido y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante DECORARK Decoraciones Arquitectónicas.

SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, garantiza que la información se encuentra salvaguardada en nuestras bases de datos manteniendo niveles adecuados de confidencialidad, integridad y disponibilidad con base en las medidas efectivas y apropiadas de seguridad de la información, por lo tanto solo puede ser accedida por personal calificado en función de su rol y desempeño dentro de la compañía, que mantenemos una estructura administrativa y tecnológica proporcional al tamaño empresarial y hemos adoptado mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación.

AVISO DE PRIVACIDAD

DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad puede ser consultado en la página web https://decorark.co

VIGENCIA

La Política de Tratamiento de Información de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, rige a partir del 20 marzo de 2020 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y sensibles propios del objeto social y la naturaleza de DECORARK Decoraciones Arquitectónicas; las bases de datos administradas por DECORARK Decoraciones Arquitectónicas, tendrán duración indefinida, encontrándose sometidas a la vigencia del establecimiento, todo de conformidad con la normativa vigente.

LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENTE

• Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, en cuanto a los aspectos relacionados con la autorización de la información para el tratamiento de datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares, la transferencia de los datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales”.
• Decreto 1074 de 2015 “Decreto único Reglamentario del sector de industria y comercio, Capítulo 25 y 26 por medio de los cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.
• Circular No 02 de la superintendencia de industria y comercio.